Dématérialiser des documents est une pratique de plus en plus courante dans les entreprises et autres organisations, car elle offre un grand nombre d’avantages. La dématérialisation consiste à transformer un document papier en fichier numérique. Le but principal est de réduire l’utilisation du papier, économiser de l’espace et faciliter l’accès aux informations contenues dans ces documents. Découvrons ensemble ces avantages.
Gain de place et économies sur les coûts
Vous vous demandez pourquoi dématérialiser des documents ? L’un des principaux avantages de la dématérialisation des documents est le gain d’espace qu’elle permet. En effet, les documents papier peuvent prendre énormément de place, surtout lorsque leur stockage s’effectue dans des classeurs ou des armoires. Cet espace peut être mieux utilisé pour d’autres objectifs plus importants, comme l’aménagement de bureaux supplémentaires ou l’installation de nouvelles infrastructures informatiques.
De même, la dématérialisation permet de réaliser des économies sur les coûts liés au stockage des documents papier (location d’espaces de stockage, achat d’équipements tels que les rayonnages, etc.). Les ressources ainsi libérées peuvent être réaffectées à d’autres projets stratégiques pour l’entreprise.
Réduction des dépenses relatives au papier et à l’impression
La dématérialisation a également un impact direct sur les dépenses liées à l’achat de papier, à l’impression et à la livraison de documents. Elle permet donc de réduire ces coûts et de favoriser une gestion plus durable des ressources.
Optimisation des processus internes
Les entreprises qui mettent en place un système de dématérialisation bénéficient généralement d’une amélioration significative des processus internes. Par exemple, la recherche d’informations contenues dans les documents devient bien plus rapide grâce à la possibilité d’utiliser des mots-clés pour localiser rapidement le fichier souhaité. Cette rapidité d’accès à l’information facilite la prise de décision et rend l’entreprise plus réactive face aux diverses situations qu’elle rencontre.
Facilité de partage des documents
La dématérialisation offre aussi une grande facilité de partage des informations contenues dans les documents. Le stockage numérique sur une base de données centralisée permet ainsi à tous les membres d’une équipe ou d’un département d’accéder aux documents dont ils ont besoin pour mener à bien leurs missions. Ainsi, la collaboration entre les employés peut être optimisée et les projets réalisés plus rapidement et efficacement.
Sécurisation des données et respect de la confidentialité
Dématérialiser des documents permet aussi de mieux protéger les informations sensibles contenues dans ces derniers. Les fichiers numériques peuvent être encryptés et sécurisés par des systèmes d’authentification pour limiter l’accès aux seules personnes autorisées. La traçabilité des actions réalisées sur les documents (consultation, modification, etc.) est également un atout important pour garantir la confidentialité des données.
Amélioration de la gestion des archives
La dématérialisation facilite grandement la gestion des archives. Tout d’abord, les documents numériques sont moins sujets à l’altération, à la détérioration ou aux pertes accidentelles que leurs homologues papier. Ensuite, les délais de conservation et les contraintes légales en matière d’archivage peuvent être gérés plus facilement grâce à des outils informatiques adaptés.
Favoriser la mobilité dans le travail
Dématérialiser les documents permet par ailleurs de mieux répondre aux exigences contemporaines en termes de flexibilité et mobilité au travail. Les fichiers numériques peuvent être accessibles n’importe où et n’importe quand via un accès sécurisé, contribuant ainsi à développer le télétravail et à conserver une bonne circulation de l’information entre les différents sites d’une même entreprise.
Réaliser un acte éco-responsable
Enfin, la réduction de la consommation de papier qui résulte de la dématérialisation des documents constitue un acte éco-responsable pour l’entreprise. En minimisant l’utilisation des ressources naturelles et en limitant les impacts environnementaux liés à la production et au traitement du papier (tel que la déforestation), l’organisation se positionne comme étant soucieuse de son impact environnemental et respectueuse des attentes sociétales en matière de développement durable.
Contribuer aux objectifs climatiques
Dématérialiser des documents permet de limiter les émissions de CO2 liées à la production, au transport et à la gestion des déchets papier. Cette démarche s’inscrit donc dans une logique globale de réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise, contribuant ainsi à atteindre les objectifs climatiques fixés par les instances publiques et privées.
Au regard de ces nombreux avantages, il est indéniable que la dématérialisation des documents constitue un enjeu majeur pour les organisations souhaitant améliorer leur efficacité, optimiser leurs processus internes et adopter une démarche éco-responsable. La mise en œuvre d’un projet de dématérialisation doit cependant être bien planifiée et organisée, par exemple en ayant recours à des experts en la matière ou en utilisant des solutions techniques adaptées.
